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Datenschutz, 8 Minuten Lesezeit

Datenschutz bei KI‑Tools in kleinen Teams: was in Deutschland und in der Schweiz gilt

ChatGPT Business, Datenschutz und DSGVO: welche Vertragsstufe kleine Teams brauchen, was das Schweizer DSG verlangt und wie eine Daten-Ampel hilft.

Qendrim Vllasa, 10. November 2026Rechtsstand, Anbieterbedingungen und Quellen geprüft am 10.11.2026

KI-generiertes Symbolbild

Kurz gesagt: Über den Datenschutz bei KI-Tools entscheidet weniger die Marke des Werkzeugs als die Vertragsstufe und die Regeln im Team. Private Konten wie ChatGPT Free oder Plus sind für Firmendaten ungeeignet, Business- und Enterprise-Stufen bieten einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und schließen das Training mit Kundendaten aus. In der Schweiz gilt das Datenschutzgesetz direkt für KI, und für kleine Teams lösen eine Daten-Ampel und eine Seite Richtlinie die meisten Fälle.

Rechtsstand 10.11.2026. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Er ordnet die Rechtslage allgemein ein und ersetzt keine Prüfung im Einzelfall. Anbieterbedingungen ändern sich oft; maßgeblich ist die jeweils aktuelle Fassung beim Anbieter.

Ein verbreitetes Problem: private Konten für Firmenarbeit

In vielen kleinen Teams arbeiten Mitarbeitende mit ihrem privaten ChatGPT- oder Claude-Konto, oft aus gutem Willen und ohne dass die Geschäftsführung davon weiß. Datenschutzrechtlich ist das heikel, weil es für private Konten keinen Vertrag zwischen Unternehmen und Anbieter gibt.

Dazu kommt das Training. OpenAI schreibt, dass Inhalte aus den Angeboten für Einzelpersonen (Free, Plus, Pro) zum Training der Modelle genutzt werden können; abschalten lässt sich das in den Einstellungen (OpenAI-Hilfe). Anthropic trainiert seit der Änderung der Verbraucherbedingungen 2025 mit Daten aus Free-, Pro- und Max-Konten, wenn die entsprechende Einstellung aktiv ist (Anthropic, 28.08.2025). Ein Firmenkonto mit Vertrag ist deshalb der erste Schritt, vor jeder Schulung.

Was Deutschland verlangt (DSGVO)

Vertrag zur Auftragsverarbeitung

Wer personenbezogene Daten durch einen Dienstleister verarbeiten lässt, braucht nach Art. 28 DSGVO einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV, englisch DPA). Die Business-Stufen der großen Anbieter bieten einen solchen Vertrag an. Bei Anthropic ist er automatisch Teil der kommerziellen Nutzungsbedingungen (Anthropic Privacy Center), bei OpenAI wird er für Business-Kunden über ein Formular abgeschlossen (OpenAI, Enterprise Privacy).

Ein AVV allein macht ein Werkzeug noch nicht zulässig. Sie brauchen weiterhin eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung, und personenbezogene Daten sollten nur dann in ein KI-Werkzeug, wenn es für den Zweck nötig ist.

Daten in den USA: Data Privacy Framework und Stand des Verfahrens

Die meisten KI-Anbieter verarbeiten in den USA. Die Übermittlung dorthin regeln die Art. 44 ff. DSGVO. Grundlage ist heute meist das EU-US Data Privacy Framework, ein Angemessenheitsbeschluss der Kommission für zertifizierte US-Unternehmen, oder es sind Standardvertragsklauseln. Das Gericht der EU hat eine Klage gegen das Framework am 03.09.2025 abgewiesen (Rechtssache T-553/23, Latombe). Dagegen läuft ein Rechtsmittel beim Europäischen Gerichtshof unter dem Aktenzeichen C-703/25 P (WilmerHale, 01.12.2025). Ein Urteil gab es bis zum 10.11.2026 nicht. Die Übermittlung ist derzeit zulässig, sollte aber im Blick bleiben.

Was die Datenschutzkonferenz und der LfDI Baden-Württemberg empfehlen

Die Datenschutzkonferenz (DSK) der deutschen Aufsichtsbehörden hat eine Orientierungshilfe zu KI und Datenschutz (06.05.2024) veröffentlicht, dazu eine Orientierungshilfe zu technischen und organisatorischen Maßnahmen bei KI-Systemen (Juni 2025) und eine zu KI-Systemen mit RAG-Methode (Oktober 2025). Für Unternehmen in Baden-Württemberg ist das Diskussionspapier des Landesbeauftragten zu den Rechtsgrundlagen beim Einsatz von KI (Version 2.0 vom 17.10.2024) hilfreich. Der LfDI bietet außerdem mit ONKIDA einen Wegweiser durch die Orientierungshilfen an.

Für kleine Teams lassen sich die Empfehlungen auf wenige Punkte bringen: Werkzeug und Vertrag vor dem Einsatz prüfen, Training mit eigenen Eingaben ausschließen, Beschäftigte klar anweisen, was eingegeben werden darf, und Ergebnisse vor der Verwendung prüfen.

Was die Schweiz verlangt (DSG, „revDSG“, „nDSG“)

Kein KI-Gesetz, aber ein Datenschutzgesetz, das direkt gilt

Die Schweiz hat kein KI-Gesetz. Das revidierte Datenschutzgesetz, oft „revDSG“ oder „nDSG“ genannt, gilt seit dem 01.09.2023. Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) hält fest, dass es „auch auf den Einsatz von KI-gestützten Datenbearbeitungen direkt anwendbar“ ist (EDÖB, Update vom 08.05.2025). Hersteller, Anbieter und Verwender von KI müssen danach unter anderem transparent machen, zu welchem Zweck und wie Daten bearbeitet werden. Weitere Hinweise sammelt der EDÖB auf seiner Seite KI und Datenschutz.

Auftragsbearbeitung und Bekanntgabe ins Ausland

Das DSG regelt die Bearbeitung durch Dritte in Art. 9 (Auftragsbearbeitung) und die Bekanntgabe ins Ausland in Art. 16. Daten dürfen ins Ausland gehen, wenn der Zielstaat einen angemessenen Schutz bietet. Die EU- und EWR-Staaten stehen auf der Liste in Anhang 1 der Datenschutzverordnung. Für die USA gilt seit dem 15.09.2024 das Swiss-US Data Privacy Framework, sofern der Anbieter dafür zertifiziert ist (EDÖB). Prüfen Sie außerdem, ob der Vertrag des Anbieters den Schweizer Zusatz zu den Standardvertragsklauseln enthält.

Teams über die Grenze

Am Bodensee sitzen Firma und Mitarbeitende oft in verschiedenen Ländern, etwa ein Unternehmen in Kreuzlingen mit Beschäftigten in Konstanz. Dann können DSG und DSGVO nebeneinander gelten. Für solche Konstellationen gebe ich keine allgemeine Antwort. Sinnvoll ist, das Werkzeug so zu wählen und zu konfigurieren, dass es die strengere Anforderung erfüllt, und die Frage einmal mit der Datenschutzberatung zu klären.

Vertragsstufen im Vergleich

Die Tabelle zeigt die Business-Stufen, die kleine Teams oft erwägen. Preise pro Person und Monat ohne Steuern. Stand 10.11.2026, bitte vor dem Kauf beim Anbieter prüfen.

Werkzeug und Stufe Preis Vertrag Training mit Ihren Daten Speicherort und Verarbeitung
ChatGPT Business 20 $ jährlich, 25 $ monatlich (OpenAI-Hilfe) DPA per Formular nein, Voreinstellung Speicherung in Europa laut Netzwoche für neue Workspaces, in der OpenAI-Hilfe nicht bestätigt; Verarbeitung in Europa nur für Enterprise und Edu (OpenAI-Hilfe)
Claude Team 20 $ jährlich, 25 $ monatlich (Anthropic) DPA automatisch enthalten nein, Voreinstellung Verarbeitung in Europa laut Anbieter nur über AWS Bedrock oder Google Vertex (Anthropic)
Microsoft Copilot Chat in berechtigten Microsoft-365-Lizenzen enthalten (Microsoft Learn) Microsoft-DPA nein laut Microsoft innerhalb der EU Data Boundary, ausgenommen Websuche über Bing und Anthropic-Modelle, die in der EU standardmäßig aus sind (Microsoft Learn)
Gemini in Google Workspace Business Standard 13,60 € jährlich, 16,20 € flexibel, inklusive Mail und Drive (Google) Workspace-Datenverarbeitungsbedingungen nein ohne Ihre Zustimmung (Google Privacy Hub) Verarbeitung in der Region nicht in Business Standard

Speicherung in Europa ist nicht dasselbe wie Verarbeitung in Europa. Wer Verarbeitung ausschließlich in der EU oder der Schweiz braucht, landet bei Enterprise-Stufen, bei Plattformen mit EU-Hosting oder bei europäischen und Schweizer Anbietern, oft mit Abstrichen bei der Textqualität. Das lohnt einen Test an echten Aufgaben, bevor Sie kaufen. Nutzt Ihr Team Microsoft 365 oder Google Workspace schon, ist der dort enthaltene Assistent ein naheliegender erster Kandidat.

Die Daten-Ampel für den Alltag

Regeln, die niemand im Kopf behält, schützen nichts. Eine Ampel mit drei Farben reicht für die meisten Entscheidungen im Alltag.

Grün: öffentliche und eigene, nicht personenbezogene Inhalte

Öffentliche Informationen, veröffentlichte eigene Texte, Produktdaten, eigene Entwürfe und allgemeine Fragen. Erlaubt in allen freigegebenen Werkzeugen.

Gelb: interne Inhalte, nur in freigegebenen Werkzeugen

Unveröffentlichte Texte, Planungen, interne Auswertungen ohne Personenbezug. Erlaubt nur in Werkzeugen mit Firmenkonto, AVV und ausgeschlossenem Training.

Rot: personenbezogene und vertrauliche Daten

Namen, Kontaktdaten und Nachrichten von Kundinnen, Kunden und Bewerbenden, Gesundheits- und Personaldaten, Verträge und Konditionen, Zugangsdaten und Material unter Geheimhaltung. Diese Daten gehören grundsätzlich in kein KI-Werkzeug, außer es gibt dafür eine eigene, dokumentierte Freigabe. Oft lässt sich ein Fall vorher anonymisieren, etwa mit „Kunde A“ statt Firmenname. Im Zweifel gilt Rot.

Was in die KI-Richtlinie gehört

Eine Richtlinie für ein kleines Team passt auf ein bis drei Seiten. Diese fünf Punkte sollten darin stehen:

  1. Erlaubte Werkzeuge: welche, mit welchem Konto und mit welchem Vertrag. Private Konten sind für Arbeitsdaten ausgeschlossen.
  2. Daten-Ampel: welche Daten in welches Werkzeug dürfen, mit Beispielen aus Ihrem Alltag.
  3. Prüfung vor Verwendung: Wer kontrolliert Fakten, Zahlen und Namen, bevor ein Ergebnis das Haus verlässt?
  4. Vorgehen bei Fehlern: Sind rote Daten in ein Werkzeug geraten, wird das sofort gemeldet. Bei personenbezogenen Daten kann nach Art. 33 DSGVO eine Meldepflicht an die Aufsichtsbehörde binnen 72 Stunden bestehen.
  5. Verantwortliche und Überprüfung: Wer gibt neue Werkzeuge frei, und wann wird die Richtlinie wieder geprüft?

Eine ausfüllbare Vorlage mit Daten-Ampel finden Sie unter Downloads. Im Praxistag entscheidet die Geschäftsführung die Richtlinie gemeinsam mit dem Team. Welche weiteren Pflichten aus der KI-Verordnung gelten, steht im Beitrag zu Art. 4 AI Act.

Wenn Sie wissen möchten, wo Ihr Team bei Werkzeugen und Regeln steht, gibt der kostenlose KI-Check eine erste Einordnung.

Quellen

Qendrim Vllasa

Software-Ingenieur aus Konstanz. Baut mit Teams KI-Abläufe, die im Alltag laufen, und misst, was sie bringen.

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