Von der Kundenanfrage zum Angebotsentwurf: Preise aus der Liste, Entscheidung beim Menschen

Worum es geht

Im Innendienst sieht der Tag oft so aus: Eine Anfrage kommt per Mail. Der Kunde nennt das Produkt, aber nicht die Menge. Oder die Menge, aber nicht den Liefertermin. Sie suchen ein ähnliches Angebot aus dem letzten Jahr, kopieren es, passen Positionen und Preise an und schreiben Rückfragen in eine zweite Mail.

Das ist Routine. Gerade deshalb bleibt sie liegen, wenn das Telefon klingelt. Die Anfrage wartet dann einen Tag, manchmal zwei. Der Kunde wartet in dieser Zeit, und er kann auch woanders anfragen.

Das gilt für den Handwerksbetrieb, den technischen Großhandel und den Dienstleister genauso wie für den Werbeverkauf in einem Medienhaus.

Wie der Ablauf mit KI aussieht

Sie bauen einmal eine Vorlage im Chat-Assistenten Ihres Geschäftskontos. Darin liegen:

• Ihre Preisliste als Datei mit Stand-Datum,
• Leistungs- oder Produktbeschreibungen, die Sie ohnehin verwenden,
• drei gute frühere Angebote, bei denen Namen und Konditionen des Kunden entfernt sind.

Für jede neue Anfrage kopiert der Innendienst den Mailtext in die Vorlage. Der Assistent liefert einen Entwurf mit passenden Positionen und eine Liste offener Rückfragen an den Kunden, etwa zu Menge, Termin oder Ausführung.

Prüfpunkt Mensch: Jede Preisposition prüft der Innendienst gegen die Preisliste. Rabatte, Sonderkonditionen und Liefertermine entscheidet ein Mensch. Der Entwurf darf keine Zusage enthalten, die über die Preisliste hinausgeht. Dann geht das Angebot wie bisher aus Ihrem Textprogramm oder Ihrem System raus.

Im Werbeverkauf kommt ein Baustein dazu: eine Übersicht der Reichweitenzahlen, jede mit Quelle und Stichtag. Die automatische Version davon braucht rund 8–14 Stunden Einrichtung.

Was gemessen wird

Die Hauptkennzahl ist die Zeit vom Eingang der Anfrage bis zum versendeten Angebot. Beide Zeitstempel stehen in Ihrem Postfach, die Baseline lässt sich also rückwirkend bestimmen, ohne dass jemand eine Stoppuhr bedient.

Kennzahl	Datenquelle
Zeit Anfrage bis Angebot	Zeitstempel Mail-Eingang und Mail-Ausgang
Minuten Arbeitszeit pro Angebot	Arbeitsprobe mit archivierten Anfragen, vorher ohne und nachher mit KI
Qualität der Angebote	blinde Bewertung durch zwei Personen, alte und neue Angebote gemischt

Die Einstufung hängt von der Fallzahl ab. Deutlich braucht mindestens 15 Anfragen vor und 15 nach der Einführung, und mindestens drei Viertel der neuen Werte unter dem alten Median. Bei vielen Anfragen pro Woche ist das erreichbar. Gehen weniger als 15 Anfragen je Phase ein, berichte ich nur Einzelfälle ohne Prozentzahl. Dann trägt die Arbeitsprobe die Hauptlast.

Diese Seite beschreibt einen Beispielablauf. Zeitangaben sind Annahmen vor einer Messung, keine Ergebnisse eines Kundenprojekts.

Wo die Grenzen liegen

Preise kommen nie aus dem Modell. Ein Sprachmodell kann eine Zahl plausibel klingen lassen, die in keiner Liste steht. Deshalb wird jede Position gegen die Preisliste geprüft.

Fachurteil bleibt Fachurteil. Ob ein Teil technisch passt, ob ein Termin machbar ist, ob sich ein Auftrag lohnt: Das beurteilt der Assistent nicht.

Die Spanne ist breit. Die Annahme liegt bei 30–60 % weniger Arbeitszeit pro Angebot. Studien zu Schreibaufgaben zeigen im Labor rund 40 % weniger Zeit (Noy und Zhang, Science 2023). Im Alltag sind die Effekte kleiner, über alle Beschäftigten in Dänemark 2,8 % der Arbeitszeit (Humlum und Vestergaard 2025). Die Durchlaufzeit sinkt nur, wenn jemand die Anfrage auch früher aufgreift.

Datenschutz. Kundenanfragen enthalten Namen, Adressen und Konditionen. Sie gehören nur in ein Geschäftskonto mit Auftragsverarbeitungsvertrag, nie in einen privaten Zugang. Claude Team und ChatGPT Business verarbeiten in den USA. Wenn Sie Verarbeitung in der EU brauchen, kommen Anbieter wie Langdock (Hosting in Frankfurt) oder Mistral in Frage, für die Schweiz Infomaniak Euria. Nutzt Ihr Team Microsoft 365, ist Copilot Chat mit einer berechtigten Lizenz ohne Aufpreis enthalten. Das teste ich in der Ablaufanalyse zuerst an echten Anfragen.

Wie man anfängt

Die Vorlage bauen Sie im Praxistag (3.400 €) am eigenen Material: echte Anfragen, Ihre Preisliste, Ihre Angebote. Die Einrichtung dauert rund 3–5 Stunden. Schnittstellen braucht sie nicht. Der Praxistag findet vor Ort statt, Reisekosten bis 150 km um Konstanz sind enthalten.

Wollen Sie vorher wissen, ob sich das bei Ihrer Zahl an Anfragen lohnt, klärt das die Ablaufanalyse (1.900 €). Dort prüfe ich auch, welche Zeitstempel für die Messung vorhanden sind.

Alle Leistungen und Preise stehen unter Leistungen. Für eine erste Einschätzung füllen Sie den KI-Check aus. Sie bekommen sofort eine Auswertung per E-Mail.